شناسایی اصول کار با توابع

آشنایی با توابع

همانطور که قبلا نیز اشاره شد. توابع فرمول هایی هستند که برای سهولت محاسبات ، توسط Excel تهیه شده اند و براحتی مورد استفاده قرار می گیرند. برای استفاده از هز تابع، ابتدا باید سلولی که قرار است نتیجه تابع را در بر بگیرد انتخاب کنید و پس از وارد کردن علامت = ، نام تابع را وارد کرده و آ رگومان های آن را تعیین کنید. آرگومان ها‌ (ورودی های) تابع، ممکن است مقادیر ثابت و یا آدرس سلول ( یا محدوده ای از سلول ها) باشند.
در Excel توابع براساس کاربردشان گروه بندی شده اند. این گروه ها عبارتند از :

توابع مالی( Financial)
توابع تاریخ و ساعت (Data & Time)
توابع ریاضی و مثلثاتی ( Mat & Trig)
توابع آماری (Statistical)
توابع جستجو و مرجع (Lookup & Reference)
توابع پایگاه داده (Database)
توابع متنی (Text)
توابع منطقی (Logical)
توابع اطلاعاتی (Information)
توابع مهندسی (Engineering)

اجزا تشکیل دهنده فرمول

فرمول ها اغلب از عملکرد های ریاضی، اعداد و یا آدرس سلول ها تشکیل می شوند. برای وارد کردن فرمول در سلول، ابتدا کاراتر مساوی(=) را تایپ کرده و سپس فرمول را طبق قواعد تعیین شده، وارد می کنیم.
Excel ، فرمول وارد شده را محاسبه کرده و نتیجه را در همان سلول نمایش می دهد. هر فرمول ممکن است دارای اجزا باشد:
مقادیر ثابت
آدرس سلول ها
عملگرها
توابع

شناسایی اصول مخفی کردن سطرها، ستون هاو کاربرگ ها

در برنامه Excel به راحتی می توانید سطرها، ستون ها و یا کاربرگ های مورد نظر را مخفی کرده و مجددا آشکار کنید.

حفاظت از Worksheet

این بار قصد داریم به کاربران اجازه دهیم که به راحتی Workbook را باز کنند، اما فقط کاربران خاصی بتوانند اطلاعات آن را تغییر دهند. برای این منظور از دستور محافظت Sheet استفاده می کنیم. مراحل زیر را به ترتیب طی کنید:

پس از باز کردن Workbook، روی تب Sheet مورد نظر ، کلیک راست کنید.

از منوی باز شده، گزینه Protect Sheet را انتخاب کنید( شکل 3-24).

ـ شناسایی اصول ارتباط اطلاعات کاربرگ ها

با استفاده از امکانات Paste می توان بین Sheet ها ارتباط برقرار کرد. وقتی میان سلول های دو Sheet ارتباط به وجود می آید، هر تغییری در مقادیر سلول های Sheet اولیه، در سلول های Sheet دوم نیز اعمال می شود.

ـ شناسایی اصول کار با کاربرگ های مرتبط با هم

برای برقراری ارتباط بین Sheetها، مراحل زیر را طی کنید:
Sheet مبدا را که حاوی اطلاعات است ، فعال کنید.
سلول یا سلول هایی را که می خواهید در این ارتباط شرکت داشته باشند، انتخاب کنید.
کلیک راست کرده و از منوی باز شده، گزینهCopy‌ را انتخاب کنید.
Sheet مقصد را فعال کنید.
سلول یا سلول های مقصد را انتخاب کرده و کلیک راست کنید.
از منوی باز شده گزینه paste‌ را انتخاب کنید.
نمادی بنام Smart Tag ظاهر می شود. روی این نماد کلیک کرده و گزینه Link Cells را انتخاب کنید.( شکل 3-15)

شناسایی اصول حذف و اضافه کردن کاربرگ ها

حذف Sheet

ابتدا Sheet یا Sheet های مورد نظر را انتخاب کنید سپس در تب Home گروه Cell روی دکمه Delete‌ کلیک کنید تا منوی آن باز شود . از منوی باز شده گزینه Delete Sheet را انتخاب کنید(شکل 3-5).

شناسایی اصول جابجایی بین کار برگ ها

پس از اجرای برنامه Excel مشاهده می کنید که یکی از Sheet ها فعال است (در Workbook جدید ، sheet اول فعال است) اما ممکن است هدف شما Sheet‌دیگری باشد. پس لازم است آن را فعال کنید. با کلیک کردن روی زبانه هر Sheet می توان آن را فعال کرد . از آنجا در کار با تعداد زیادی Sheet‌، مرتبا به فعال کردن Sheet‌های مختلف نیاز دارید بهتر است از کلیدهای میانبر صفحه کلید استفاده کنید:

- Sheet بعدی : Ctrl+ Page Down
- Sheet قبلی : Ctrl+ Page Up

شناسایی اصول قالب بندی شرطی

برنامه Excel قادر است سلول هایی که دارای شرایط خاص هستند با ظاهری متفاوت (نسبت به سایر داده ها ) نمایش دهد. بعنوان مثال در لیست نمرات زیر ، نمرات 10 با کادری ضخیم تر از سایر نمرات مشخص شوند. برای این منظور از قابلیت قالب بندی شرطی استفاده می کنیم . جدول

در جدول بالا ، شرایط برابری با 10 ، روی نمره های افراد بررسی می شود. پس ابتدا سلول های مورد نظر را انتخاب کنید از اولین نمره کتبی تا آخرین نمره عملی.
سپس در تب Home ، گروه Style، روی دکمه Conditional Formatting کلیک کنید(شکل 2-28) منوی شکل 2-29 باز می شود .
 

رنگ آمیزی سلول ومحتویات آن

سلول ها و محتویات آنها قابل رنگ آمیزس هستند برای رنگ آمیزی سلول از ابزار Fill Color در گروه Font (تب Home) استفاده می شود (شکل 2-22) .