شناسایی اصول کار با Print Area وکنترل Page Break


تعیین ناحیه چاپ

از آنجا که معمولا اطلاعات زیادی در Sheet وارد می شود و در بسیاری از موارد مایل به چاپ کل این اطلاعات نیستم، می توانیم بخش موردرا بعنوان ناحیه چاپ Excel معرفی کنیم. به این ترتیب کلیه تنظیمات چاپ روی این قسمت انجام می شود.

برای تعیین ناحیه چاپ ، مراحل زیر را طی کنید:
ناحیه مورد نظر را انتخاب کنید.
در تب Page Layout، گروه Page Set، روی دکمه Print Area کلیک کنید. منویی با دو گزینه باز می شود ( شکل 7-1)

 

 

گزینه Set Print Area را انتخاب کنید.
 

شناسایی اصول کار با Validation

کنترل اعتبار داده های ورودی

برنامه Excel قادر است اعتبار ( درستی) داده ها را در هنگام ورود آنها ،کنترل کند . این در صورتی است که پیش از ورود داده ها، برای سلول های مربوطه، شرایط اعتبار را تعریف کرده باشید. برای کنترل اعتبار داده های ورودی مراحل زیر را طی کنید:

سلول مورد نظر را انتخاب کنید.
در تب Data، روی دکمه Data Validation کلیک کنید.
از منوی باز شده گزینه Data Validation… را انتخاب کنید ( شکل 6-23).

شناسایی اصول کار با Auto Filter

در لیست های طولانی برای مشاهده داده های خاص می توان از قابلیت Filter استفاده کرده و نمایش اطلاعات را براساس یک یا چند داده خاص محدوده کرد. بعنوان مثال در لیست ( شکل6-1) هنرستان دولتی و غیر انتفاعی در دو رشته کامپیوتر و حسابداری مشاهده می شوند. با استفاده از Filter می توانیم تنها اسامی هنرستان های دولتی را در این لیست مشاهده کنیم. مراحل انجام عملیات را با همین مثال طی می کنیم:
یکی از سلول های لیست را انتخاب کید.
در تب Data، گروه Sort & Filter ، روی دکمه Filter کلیک کنید (شکل 6-15). عناوین لیست مانند(شکل 6-16) دیده می شود.

به نام او که خواست تا ما بخواهیم

شناسایی اصول ایجاد فرم ورود اطلاعات

فرم ورود اطلاعات یکی از امکاناتی است که Excel برای سهولت در وارد کردن داده های لیست ارائه می دهد. برای دسترسی به این قابلیت ، از دستورForm استفاده می کنیم. این دستور ، از جمله دستوراتی است که در Ribbon های Excel وجود ندارد. برای صدور چنین دستوراتی لازم است یک میانبر از انها در نوار Quick Access داشته باشیم. برای این منظور، مراحل زیر را طی کنید:
روی نوار Quick Access کلیک راست کنید.
از منوی باز شده گزینه Customize Quick Access Toolbar… را انتخاب کنید.
کادر Excel Options باز می شود(شکل 6-4).

نرم افزا ر اکسل امکانات زیادی برای ایجاد و مدیریت لیست های اطلاعات ارائه می دهد منظور از لیست ، جدول حاوی اطلاعات است که معمولا هر سطر آن تحت عنوان (رکورد) مشخصات یک قلم داده را در بر می گیرد و ستون های آن یا (فیلد ها) به مشخصات اقلام اختصاص دارد (شکل 6-1) .

 

شناسایی اصول قالب بندی سری داده و محورهای نمودار

قالب بندی سری داده
همانطور که قبلا اشاره شد. سری داده ها در نمودار توسط عناصر گرافیکی مانند نقطه، خط ، میله و ... نمایش داده می شود. در نمودار ستونی سری داده ها را توسط ستون هایی که غالبا مستطیل شکل هستند، مشاهده می کنیم. اکنون قصد داریم به قالب بندی این ستون بپردازیم. هدف از قالب بندی سری
داده ها اعمال تغییرات ظاهری برای نمایش بهتر آنهاست. برای این منظور، مراحل زیر را طی کنید:
روی یکی از ستون ها کلیک راست کنید.
از منوی باز شده، گزینه Format Data Series را انتخاب نمایید. کادر Format Data Series می شود(شکل 5-23) . امکانات این کادر در (جدول 5-5) شرح داده شده است.

 

شناسایی اصول تغییر نوع نمودار

Excel، یازده نوع نمودار را ارائه می دهد که در (جدول 5-2) شرح مختصری از آنها را مشاهده می کنید.

 

شناسایی اصول قالب بندی و ویرایش اشیاء در نمودار

تغییر سبک نمودار
پس از رسم نمودار، می توان شیوه نمایش آن را تغییر داد. بعنوان مثال می توان برای میله ها، سبک نمایش دیگری را انتخاب کرد. در مثال قبل، مراحل زیر را طی کنید:
نمودار ایجاد شده را انتخاب کنید.
در تب Design، گروه Chart Styles، روی دکمه Move ( شکل 5-9) کلیک کنید تا کلیه سبک ها نمایش داده شود(شکل 5-10)

 

سبک مورد نظر را لیست باز شده انتخاب کنید.

آشنایی با اصطلاحات نمودار

پیش از آشنایی با روش ایجاد و قالب بندی نمودار، لازم است با اصطلاحاتی در این زمینه آشنا شوید. اجزا نمودار و اسامی آنها در (شکل 5-1) نشان داده شده است.

 

شناسایی اصول چاپ فرمول ها

همانطور که قبلا نیز اشاره شد، پس از وارد کردن فرمول در سلول ها نتیجه بدست آمده، در سلول مشاهده می شود و پس از انتخاب سلول ، میتوان فرمول آن را در نوار فرمول مشاهده کرد. محیط برنامه Excel را می توان طوری تنظیم کرد که فرمول هر سلول را در خود سلول نشان دهد( نه فقط در نوار فرمول). برای این منظور ، روی دکمه Office کلیک کرده و Excel Options را انتخاب کنید. در سمت چپ کادر Excel Options‌ گزینه Advanced‌ را انتخاب کرده و از گزینه های این مجموعه ( سمت راست)، گزینه Show formulas in …‌ را انتخاب کنید ( شکل 4-11).