کلید اصلی و نحوه ی ایجاد آن

هر جدول باید دارای یک فیلد یا ترکیبی از فیلدها باشد که در هر رکورد مقدار یکتا و منحصر به فردی داشته باشند. این مقدار یکتا معمولا یک شماره شناسایی یا شناسه است مثل کد پرسنلی ، شماره ی کتاب ، کد ملی یا شماره سریال . البته فیلدی که به عنوان کلید اصلی در نظر گرفته می شود الزاما از نوع عددی نیست. در بانک اطلاعاتی این مقدار یکتا در جدول، کلید اصلی نامیده می شود. Access از این فیلد (یا فیلدها) برای ایجاد ارتباط بین جداول استفاده می کند. اگر در جدول فیلدی دارید که در رکوردهای متفاوت مقدار متفاوت دارد. مثل شماره کتاب یا کد پرسنلی ، می توانید این فیلد را به عنوان کلید اصلی معرفی کنید. گاهی اوقات در جداول یک فیلد که مقدار یکتایی را در هر رکورد داشته باشد وجود ندارد در این صورت باید از ترکیب چند فیلد که به همراه هم مقدار یکتایی را در هر رکورد ایجاد می کنند، برای تعیین کلید اصلی استفاده کرد. در کلید اصلی نمی توان مقدار تکراری وارد کرد، بنابراین فیلدهایی که مقادیر تکراری دارند مثل نام کارمند یا نام کالا، نمی توانند کلید اصلی باشند. همچنین فیلد کلید اصلی همیشه باید مقدار داشته باشد، به این معنی که نمی توان آن را خالی رها کرد. مشاهده کردید که هنگام ذخیره ی جدول Access سوال مبنی بر در نظر گرفتن فیلدی به عنوان کلید مطرح می کند و در صورت پاسخ منفی ، برای جدول فیلد کلیدی در نظر گرفته نمی شود. اگر در هنگام طراحی ساختار جدول بخواهید فیلدی را به صورت کلید معرفی کنید. بعد از انتخاب فیلد یا فیلدها ، کلیک راست کرده و از منوی ظاهر شده گزینه Primary Key را انتخاب کنید (شکل 3-19) یا روی دکمه (Primary Key) واقع در گروه Tools از زبانه Design کلیک کنید. (شکل 3-20)


 

همچنین سایر مشخصات فیلد Average را طبق (جدول 3-7) تنظیم کنید.

سپس مراحل زیر را دنبال کنید:

بانک اطلاعاتی Student را باز کنید.

از زبانه ی Create در گروه Tables ، دکمه (Table Design) را انتخاب کنید.

 

تمرین: یک بانک اطلاعاتی به نام Lib. accdb در مسیر C:/ db ایجاد کرده و اطلاعات جدول مشخصات کتاب ( جدول 3-2) را در آن وارد کنید. سپس جدول را با نام TblLlb1 ذخیره کنید.

ایجاد و کار با جداول بانک اطلاعاتی
مشاهده کردید که با ایجاد بانک اطلاعاتی ، یک جدول نیز در نمای Datasheet ایجاد می شود (شکل 3-5). با وارد شدن مقدار ستون های این جدول ، Access با توجه به مقادیر وارد شده (عدد، متن و...) نوع داده ای ستون های جدول ( فیلدها) را تعیین می کند. مراحل زیر نحوه ی ایجاد ستون ها در جدول و ذخیره آن را نشان می دهد.

مکان نما را در ستون Add New Field قرار داده ، مقداری را وارد کنید و برای تایید آن کلید Enter یا Tab را بفشارید به این ترتیب نام فیلد به 1Field تغییر خواهد کرد و ستون جدیدی با عنوان Add New Field اضافه خواهد شد.

برای ستون جدید نیز مقدار دلخواهی وارد کنید و کلید Enter را بفشارید تا 2 Field به عنوان نام فیلد ثبت و ستون دیگری ایجاد شود.

مراحل 1و2 را به تعداد ستون های مورد نیاز تکرار کنید.

برای رفتن به سطر بعد ، بدون وارد کردن مقدار در ستون جدید، کلید Enter را بفشارید.

مکان نما در ستون اول سطر جدید قرار می گیرد، روی ستون اول (ID) کلید Enter را بفشارید تا عدد بعدی برای ستون ID به طور اتوماتیک درج شده و مکان نما به ستون دوم منتقل شود.

مراحل 1 تا 4 را به تعداد سطرهای مورد نیاز تکرار کنید.(شکل 3-6)

 

استفاده از صفحه کلید در نمای Datasheet
در نمای Datasheet می توان برای سهولت و دسترسی سریع به مقادیر فیلدها، تعدادی از کلیدهای صفحه کلید را به کار برد. همچنین با کمک صفحه کلید می توان به رکوردهای قبلی و بعدی دسترسی پیدا کرد. (جدول 2-3) این کلیدها و عملکردشان را معرفی می کند.


 

باز کردن جداول بانک اطلاعاتی
برای نمایش تمامی اجزاء بانک اطلاعاتی در طبقه بندی مجزا ، روی نوار عنوان کادر عنوان pane Navigation کلیک کنید تا منویی مشابه ( شکل 2-7) باز شود سپس مراحل زیر را دنبال کنید:
در بخش Navigate to Category ، گزینه ی Object Type انتخاب نمائید.
در بخش Fitter by Group گزینه ی All Access Objects را انتخاب نمائید.

باز کردن جداول بانک اطلاعاتی
برای نمایش تمامی اجزاء بانک اطلاعاتی در طبقه بندی مجزا ، روی نوار عنوان کادر عنوان pane Navigation کلیک کنید تا منویی مشابه ( شکل 2-7) باز شود سپس مراحل زیر را دنبال کنید:
در بخش Navigate to Category ، گزینه ی Object Type انتخاب نمائید.
در بخش Fitter by Group گزینه ی All Access Objects را انتخاب نمائید.

اجرای برنامه Microsoft Access 2007
اگر بسته ی نرم افزار Office 2007 در سیستم کامپیوتر شما نصب شده باشد، برای اجرای برنامه 2007 Access روی دکمه ی Start و سپس All programs کلیک کرده، از گروه Microsoft office ، Microsoft access 2007 را انتخاب نمایید. ( شکل 2-1)

در ادامه ، پنجره برنامه Access باز شده و صفحه شروع به کار Access مطابق (شکل2-2) نمایش داده می شود.

 

نوع داده ای Number
این نوع داده ای ، خود شامل انواع مختلفی است که در (جدول 1-4) لیست شده است.

موجودیت (Entity)
هر موضوع یا مفهومی که می خواهیم اطلاعاتی را درباره آن نگهداری کنیم، یک موجودیت نامیده می شود.
برای مثال در بانک اطلاعاتی یک مدرسه موجودیت هایی مثل دانش آموز، دبیر، درس و .... وجود دارد که در بانک اطلاعاتی یک مدرسه برای هر کدام داده هایی ذخیره می شود.