ـ شناسایی اصول ارتباط اطلاعات کاربرگ ها
با استفاده از امکانات Paste می توان بین Sheet ها ارتباط برقرار کرد. وقتی میان سلول های دو Sheet ارتباط به وجود می آید، هر تغییری در مقادیر سلول های Sheet اولیه، در سلول های Sheet دوم نیز اعمال می شود.
ـ شناسایی اصول کار با کاربرگ های مرتبط با هم
برای برقراری ارتباط بین Sheetها، مراحل زیر را طی کنید:
Sheet مبدا را که حاوی اطلاعات است ، فعال کنید.
سلول یا سلول هایی را که می خواهید در این ارتباط شرکت داشته باشند، انتخاب کنید.
کلیک راست کرده و از منوی باز شده، گزینهCopy را انتخاب کنید.
Sheet مقصد را فعال کنید.
سلول یا سلول های مقصد را انتخاب کرده و کلیک راست کنید.
از منوی باز شده گزینه paste را انتخاب کنید.
نمادی بنام Smart Tag ظاهر می شود. روی این نماد کلیک کرده و گزینه Link Cells را انتخاب کنید.( شکل 3-15)
به این ترتیب پیوندی میان دو sheet برقرار می شود به طوری که هرگاه در Sheet مبدا داده های سلول های مرتبط را تغییر دهید، این تغییرات بلافاصله در سلول های متناظر در Sheet مقصد نیز اعمال می شود.
کادر Share Workbook باز می شود(شکل 3-17). در تب Editing گزینه...Allow changes را انتخاب کنید.
پس از تایید این گزینه توسط دکمه Ok، در صورتی که فایل را ذخیره نکرده باشید، کادر Save As باز می شود ( شکل 3-18)
مسیر و نام فایل را برای ذخیره کردن وارد کنید.
پس از ذخیره کردن Workbook ، در مقابل نام آن در نوار عنوان کلمهShared دیده می شود و به این ترتیب ، همزمان چند کاربر می توانند با آن کار کنند.
نکته: Workbook اشتراکی را در پوشه یا درایو مشترکیذخیره کنید تا دیگران نیز از طریق شبکه بتوانند به آن دسترسی داشته باشند.
روی دکمه Tools کلیک کنید.
از منوی باز شده ، گزینه General Options را انتخاب کنید( شکل 3-20).
کادر General Options برای تعریف رمز باز شود( شکل 3-21). در این کادر می توانید دو نوع رمز تعریف کنید:
ـ رمز باز کردن Workbook ، کاربرانی که این رمز را در اختیار داشته باشند، فقط قادر به باز کردن Workbook و مشاهده اطلاعات موجود در آن خواهد بود.
ـ رمز تغییر کردن Workbook ، کاربرانی که این رمز را در اختیار داشته باشند، علاوه بر باز کردن Workbook می توانند را در آن تغییرات اعمال کنند.
پس از وارد کردن رمز در کادر های فوق ، هنگامی که آن را با دکمه Ok تایید می کنید، کادر Confirm Password برای دریافت مجدد رمز تعریف شده، باز می شود( شکل 3-22).
مجددا رمز را وارد کرده و روی دکمه Ok کلیک کنید.
نکته: همانطور که در ( شکل 3-22) نیز مشاهده می کنید، برای دیده نشدن رمز هنگام وارد کردن آن، حتی در کادر های تعریف رمز نیز کاراکترهای مربوط به شکل . نشان داده می شود.
هنگامی که از طریق کادر Open اقدام به باز کردن فایل می کنید، کادر ( شکل 3-23) باز شده و رمز عبور را میپرسد. در صورتی که رمز درست وارد شود، فایل باز می شود.
برای اینکه چندین کاربر قادر باشند همزمان روی Workbook کار کنند، مراحل زیر را طی کنید:
در تب Review ، گروه Changes ، روی دکمه Share Workbook کلیک کنید.(شکل 3-16)
ـ شناسایی اصول حفاظت از کاربرگ ها
حفاظت از Workbook
برای حفاظت از Workbook و داده های آن، می توان از رمز عبور استفاده کرد. قرار دادن رمز برای یک Workbook ، به این معناست که هر کس قصد دسترسی به اطلاعات Workbook را داشته باشد، باید هنگام باز کردن فایل ، رمز عبور را وارد کند و اگر رمز عبور را نداند نمی تواند فایل را باز کند.
برای تنظیم رمز برای یک Workbook مراحل زیر را طی کنید:
Workbook را باز کنید.
از منوی Office، گزینه Save As را انتخاب کنید تا در کادر آن باز شود( شکل 3-19). نام Workbook در کادر File Name دیده می شود.
برچسبها:
