پس از مشاهده نتيجه پرس و جو ممكن است نياز به اعمال تغييراتي در طراحي پرس و جو داشته باشيد.

براي تغيير نماي پرس و جو به نماي طراحي به يكي از روش هاي زير عمل كنيد :
روش اول : روي زبانه مربوط به نام پرس و جو كليك راست كرده و گزينه ي Design View را انتخاب كنيد . (شكل4-17)



 

 

براي ايجاد پرس و جو به اين روش ، از زبانه Create گروه Other را انتخاب كرده و گزينه ي Query Wizard را كليك كنيد. (شكل 4-8)

 

به اين ترتيب كادر Show Table مطابق (شكل 4-9) براي انتخاب جداول يا پرس و جوهاي مورد نظر به منظور طراحي پرس و جو باز خواهد شد. در اين كادر زبانه ي Tables جداول، زبانه ي Queries پرس و جوها و زبانه ي Both جداول و پرس و جوها هم زمان براي انتخاب نشان مي دهد. جداول و پرس و جوهاي مورد نظر خود را به ترتيب انتخاب و يا دكمه Add به صفحه طراحي پرس و جو اضافه كنيد. براي بستن كادر Show Table روي دكمه Close كليك نماييد .

تمرین: جداول Teachers و Courses را طبق جداول( 3-11) و (3-12) در یک بانک اطلاعاتی به نام School ایجاد کنید و ارتباط بین این دو جدول را برقرار کنید. کد معلم و کد درس کلید اصلی در جدول مربوط به خود هستند و ارتباط بین دو جدول از طریق فیلد مشترک کد معلم صورت می گیرد.

 

 

ارتباط بین جداول یک بانک اطلاعاتی

همانطور که قبلا اشاره شد، یک بانک اطلاعاتی می تواند شامل بیش از یک جدول باشد. بعضی از جداول موجود در بانکهای اطلاعاتی با هم در ارتباط و برخی دیگر ارتباطی باهم ندارند. برای مثال یک کتابخانه را در نظر بگیرید. برای موجودیت کتاب ، یک جدول برای نگهداری مشخصات کتاب مورد نیاز است. همچنین برای نگهداری مشخصات اعضا کتابخانه جدول دیگری نیاز داریم. تا اینجا این دو جدول باهم ارتباطی ندارند. ولی اگر بخواهید کتابهای به امانت رفته و اعضایی که آنها را به امانت برده اند را شناسایی کنید، نیاز به داشتن جدول سومی است که در آن مشخص می شود که کدام عضو، کدام کتاب را به امانت برده است. به جداول (3-8) و (3-9) و (3-10) توجه کنید.

 

جابجا کردن ستون ها
پس از انتخاب یک ستون با درک کردن آن به سمت چپ و راست می توان آن ستون را جابجا کرد.

ثابت کردن ستونها
ثابت سازی ستون به این معناست که این ستون، ستون اول جدول شده و امکان تغییر مکان آن وجود نداشته باشد. برای این کار ابتدا آن ستون را انتخاب و سپس کلیک راست کنید و ازمنوی باز شده گزینه Freeze Columns را انتخاب کنید ( شکل 3-40) برای خارج کردن ستون از حالت ثابت، آن را انتخاب و گزینه Un Freeze All Columns را از منوی حاصل از کلیک راست روی ستون انتخاب کنید.

ویرایش ساختار جدول

بعد از طراحی جدول و فیلدهای آن ممکن است نیاز به اضافه یا حذف فیلدها یا تغییرات دیگری در تعریف فیلدهای جدول پیدا کنید. برای اینکار کافیست جدول را به یکی از روش هایی که در فصل قبل آموختید در نمای Design باز کنید . برای اضافه کردن فیلد در انتهای سایر فیلدها فیلد جدیدی را وارد کنید.

برای اضافه کردن فیلد در میان فیلدها به یکی از روشهای زیر عمل کنید:
روش اول: فیلدی که می خواهید قبل از آن فیلدی اضافه شود را انتخاب کنید ، کلیک راست کرده و از منوی ظاهر شده Insert Rows را انتخاب کنید(شکل 3-26). به این ترتیب یک سطر خالی قبل از سطر انتخاب شده اضافه می شود. در این سطر به تعریف فیلد و مشخصات آن بپردازید.

کلید اصلی و نحوه ی ایجاد آن

هر جدول باید دارای یک فیلد یا ترکیبی از فیلدها باشد که در هر رکورد مقدار یکتا و منحصر به فردی داشته باشند. این مقدار یکتا معمولا یک شماره شناسایی یا شناسه است مثل کد پرسنلی ، شماره ی کتاب ، کد ملی یا شماره سریال . البته فیلدی که به عنوان کلید اصلی در نظر گرفته می شود الزاما از نوع عددی نیست. در بانک اطلاعاتی این مقدار یکتا در جدول، کلید اصلی نامیده می شود. Access از این فیلد (یا فیلدها) برای ایجاد ارتباط بین جداول استفاده می کند. اگر در جدول فیلدی دارید که در رکوردهای متفاوت مقدار متفاوت دارد. مثل شماره کتاب یا کد پرسنلی ، می توانید این فیلد را به عنوان کلید اصلی معرفی کنید. گاهی اوقات در جداول یک فیلد که مقدار یکتایی را در هر رکورد داشته باشد وجود ندارد در این صورت باید از ترکیب چند فیلد که به همراه هم مقدار یکتایی را در هر رکورد ایجاد می کنند، برای تعیین کلید اصلی استفاده کرد. در کلید اصلی نمی توان مقدار تکراری وارد کرد، بنابراین فیلدهایی که مقادیر تکراری دارند مثل نام کارمند یا نام کالا، نمی توانند کلید اصلی باشند. همچنین فیلد کلید اصلی همیشه باید مقدار داشته باشد، به این معنی که نمی توان آن را خالی رها کرد. مشاهده کردید که هنگام ذخیره ی جدول Access سوال مبنی بر در نظر گرفتن فیلدی به عنوان کلید مطرح می کند و در صورت پاسخ منفی ، برای جدول فیلد کلیدی در نظر گرفته نمی شود. اگر در هنگام طراحی ساختار جدول بخواهید فیلدی را به صورت کلید معرفی کنید. بعد از انتخاب فیلد یا فیلدها ، کلیک راست کرده و از منوی ظاهر شده گزینه Primary Key را انتخاب کنید (شکل 3-19) یا روی دکمه (Primary Key) واقع در گروه Tools از زبانه Design کلیک کنید. (شکل 3-20)


 

همچنین سایر مشخصات فیلد Average را طبق (جدول 3-7) تنظیم کنید.

سپس مراحل زیر را دنبال کنید:

بانک اطلاعاتی Student را باز کنید.

از زبانه ی Create در گروه Tables ، دکمه (Table Design) را انتخاب کنید.

 

تمرین: یک بانک اطلاعاتی به نام Lib. accdb در مسیر C:/ db ایجاد کرده و اطلاعات جدول مشخصات کتاب ( جدول 3-2) را در آن وارد کنید. سپس جدول را با نام TblLlb1 ذخیره کنید.

ایجاد و کار با جداول بانک اطلاعاتی
مشاهده کردید که با ایجاد بانک اطلاعاتی ، یک جدول نیز در نمای Datasheet ایجاد می شود (شکل 3-5). با وارد شدن مقدار ستون های این جدول ، Access با توجه به مقادیر وارد شده (عدد، متن و...) نوع داده ای ستون های جدول ( فیلدها) را تعیین می کند. مراحل زیر نحوه ی ایجاد ستون ها در جدول و ذخیره آن را نشان می دهد.

مکان نما را در ستون Add New Field قرار داده ، مقداری را وارد کنید و برای تایید آن کلید Enter یا Tab را بفشارید به این ترتیب نام فیلد به 1Field تغییر خواهد کرد و ستون جدیدی با عنوان Add New Field اضافه خواهد شد.

برای ستون جدید نیز مقدار دلخواهی وارد کنید و کلید Enter را بفشارید تا 2 Field به عنوان نام فیلد ثبت و ستون دیگری ایجاد شود.

مراحل 1و2 را به تعداد ستون های مورد نیاز تکرار کنید.

برای رفتن به سطر بعد ، بدون وارد کردن مقدار در ستون جدید، کلید Enter را بفشارید.

مکان نما در ستون اول سطر جدید قرار می گیرد، روی ستون اول (ID) کلید Enter را بفشارید تا عدد بعدی برای ستون ID به طور اتوماتیک درج شده و مکان نما به ستون دوم منتقل شود.

مراحل 1 تا 4 را به تعداد سطرهای مورد نیاز تکرار کنید.(شکل 3-6)