درس بیست و شش Excel

لطفا از تمام مطالب دیدن فرمایید.

به نام او که خواست تا ما بخواهیم

شناسایی اصول کار با Auto Filter

در لیست های طولانی برای مشاهده داده های خاص می توان از قابلیت Filter استفاده کرده و نمایش اطلاعات را براساس یک یا چند داده خاص محدوده کرد. بعنوان مثال در لیست ( شکل6-1) هنرستان دولتی و غیر انتفاعی در دو رشته کامپیوتر و حسابداری مشاهده می شوند. با استفاده از Filter می توانیم تنها اسامی هنرستان های دولتی را در این لیست مشاهده کنیم. مراحل انجام عملیات را با همین مثال طی می کنیم:
یکی از سلول های لیست را انتخاب کید.
در تب Data، گروه Sort & Filter ، روی دکمه Filter کلیک کنید (شکل 6-15). عناوین لیست مانند(شکل 6-16) دیده می شود.

روی فلش پایین رونده کنار عنوان " نوع" کلیک کنید. منوی (شکل6-17) مشاهده می شود. همانطور که در شکل مشاهده می شود. گزینه(Select All) در وضعیت انتخاب شده قرار دارد. به این معنی که در این ستون کلیه داده ها نمایش داده شده است.
با کلیک در کادر انتخاب گزینه (Select All)، انتخاب فعلی لغو شده و می توانید تنها گزینه "دولتی" را انتخاب کنید. پس از کلیک روی دکمه Ok ، داده های لیست فیلتر شده و تنها رکوردهایی که از "نوع" دولتی هستند، نمایش داده می شود.

شناسایی اصول کار باSubtotal

از قابلیت Subtotal برای محاسبه زیر مجموع استفاده می شود. روش بکار گیری و مزایای استفاده از آن را با مثالی بررسی می کنیم:
دانش آموزی ساعات مطالعه چهار درس خود را در تاریخ های مختلف در جدول ( شکل6-18) ثبت کرده است. با استفاده از Subtotal مجموع ساعات مطالعه هر روز و جمع کل ساعات مطالعه این دانش آموز را محاسبه می کنیم. از آنجا که قرار است زیر مجموع برای هر روز محاسبه شود، ابتدا لیست را براساس ستون تاریخ مرتب می کنیم.

یکی از سلول های لیست را انتخاب کرده و روی دکمه Subtotal کلیک می کنیم ( شکل 6-19).

کادر Subtotal باز می شود ( شکل 6-20).

تنظیمات پیش فرض این کادر حاکی از آن است که جمع ساعات مطالعه هر روز محاسبه شده و در زیر داده های همان روز نمایش داده می شود.

این تنظیمات را با کلیک روی دکمه Ok تایید می کنیم . لیست به صورت ( شکل 6-21) دیده می شود.

همانطور که در ( شکل 6-21) مشاهده می کنید، لیست براساس ستون تاریخ گروه بندی شده و یک ردیف با عنوان Total برای نمایش مجموع ساعات مطالعه هر روز در زیر هر گروه اضافه شده است. آخرین ردیف لیست به جمع کل ساعات مطالعه اختصاص دارد که تحت عنوان Grand Total دیده می شود.
به سمت راست شکل دقت کنید. هر گروه دارای یک علامت – است که از آن برای بستن ( جمع کردن) گروه استفاده می شود. با کلیک روی این علامت ، تنها مجموع محاسبه شده هر گروه دیده می شود .
(شکل 6-22).