سلام به تمامی دوستان خوب
امیدوارم حالتون خوب باشه
من اومدم با آموزش خب و قوی پاور پوینت
امیدوارم بتونم بهترین آموزشها رو در اختیارتون بذارم و شما بتونید بهترین استفاده را بکنید
این جزوه آموزشی رو بخونید مشکلی بود من در خدمتم



 

 

برای طراحی بانک اطلاعاتی ، قبل از هر اقدامی نیاز به درک مسئله و تشخیص موجودیت هایی است که باید در مورد آنها اطلاعاتی ذخیره شود. موجودیدت های این شرکت عبارتند از : دستگاه های کامپیوتری ، مشتریان و فاکتورها.

بعد از شناخت موجودیت ها،لازم است مشخصه های آن ها ، برای تعیین فیلدهای جداول بانک اطلاعاتی مشخص شوند. در شرکت مورد نظر مشخصه های موجودیت به شرح زیر است:

مشخصه های دستگاه ها شامل: نام دستگاه، مدل، ویژگی ها و تعداد موجودی آن در شرکت .
مشخصه های مشتریان شامل: نام و نام خانوادگی مشتری، نام شرکت یا فروشگاهی که مشتری در ارتباط با آن است،آدرس و تلفن مشتری .
مشخصه فاکتور عبارتند از : شماره فاکتور، تاریخ فاکتور، نام دستگاه های خریداری شده، قیمت، تعداد و میزان تخفیف.

بعد از تشکیل موجودیت ها و مشخصه های آن ها، جداول مورد نیاز هر کدام مشخص می شوند. برای هر یک از موجودیت های دستگاه و مشتریان یک جدول طراحی می شود. همچنین برای فاکتورها، طراحی دو جدول ، یکی برای عناوین و دیگری برای اقلام فاکتور لازم است.

برای هر جدول نیاز به یک کلید اصلی داریم که مقدار یکتایی در هر سطر از جدول داشته باشد، به این مفهوم که مقدار آن برای هر رکورد متفاوت با سایر رکوردها باشد. از آنجا که در بین مشخصه های موجود در جداول مشتریان و دستگاه ها چنین فیلدی وجود ندارد، به مشخصه های مذکور یک مشخصه دیگر اضافه می شود. این مشخصه برای جدول مشتریان کد مشتری و برای جدول دستگاه ها، کد دستگاه است که برای هر رکورد مقدار منحصر به فردی خواهد داشت. در جدول عناوین فاکتور ، شماره فاکتور که در هر فاکتور مقدار متفاوتی دارد به عنوان کلید اصلی در نظر گرفته می شود. در جدول اقلام فاکتور مقادیری مثل شماره دستگاه خریداری شده، قیمت و تعداد آن وارد می شوند. این جدول اقلام تمام فاکتورها را نگهداری می کند. بنابراین شماره هر فاکتور برای اقلام مربوط به آن نیز باید به این جدول وارد شود. بدیهی است که در اقلام فاکتورهای مختلف، شماره دستگاه خریداری شده می تواند تکرار شود. همچنین فیلدهای قیمت و تعداد می توانند تکراری باشند. شماره فاکتور نیز برای فاکتورهایی که شامل خرید بیش از یک دستگاه باشند، تکراری است.

در چنین مواردی که هیچ یک از فیلدها به تنهایی در سطرهای یک جدول ، مقدار یکتایی ندارند، از ترکیب آنها برای ایجاد کلید اصلی استفاده می شود. با ترکیب فیلدهای شماره فاکتور و شماره دستگاه در جدول اقلام فاکتور، می توان مقدار منحصر به فردی را برای هر سطر از جدول به دست آورد و سطرهای جدول را به طور مجزا از هم تشخیص داد.

Access می تواند برچسب ها را مستقیما با استفاده از داده های بانک اطلاعاتی ایجاد و برای چاپ آماده کند. برچسب ها نوع ویژه ای از گزارش ها هستند که می توانند در هر سطر، چندین رکورد را چاپ کنند. برای مثال شما می توانید برای ایجاد برچسب برای کتاب های یک کتابخانه از این نوع گزارش استفاده کنید. با استفاده از Label Wizard به آسانی می توان برچسب ها را در سایز های استاندارد با تنوع زیاد ایجاد نمود.

برای ایجاد برچسب ها، جدول مورد نظر را باز کنید و مراحل زیر را دنبال کنید:

از گروه Repots واقع در زبانه ی Create روی گزینه ی Labels کلیک کنید. (شکل 6-35)

برای حذف سر صفحه و پا صفحه در یک گزارش در محلی خالی ( جایی که فیلدی قرار نگرفته) کلیک راست کرده و از منوی حاصل گزینه ی Page Header /Footer را انتخاب کنید .(شکل 6-23) در صورتی که سر صفحه و پا صفحه حاوی عناصری باشند، پیغامی مشابه (شکل 6-24) ظاهر می شود و از شما برای حذف این بخش ها تایید می گیرد . در صورت خالی بودن این بخش ها بدون گرفتن تایید کاربر این بخش ها از گزارش حذف می شوند. برای ایجاد سر صفحه و پا صفحه در گزارش همین عمل را دوباره انجام دهید تا این بخش ها روی گزارش ظاهر شوند.

آیا میدانید که...
برای حذف یا اضافه کردن بخش های Report Header و Report Footer نیز می توانید با کلیک راست روی گزارش از منوی حاصل ، گزینه ی Report Header / Footer را انتخاب کنید.

این نما برای طراحی گزارش به کار می رود. بعد ایجاد گزارش به روش های مختلف، از این نما برای اصلاح گزارش استفاده می شود. در این نما می توان محل اجزای گزارش و عناصر تشکیل دهنده آن را تغییر داد. کم و زیاد کردن تعداد فیلدها و تعیین دقیق محل آنها در گزارش در این نما انجام می شود. به علاوه تمام عملیاتی که در نمای Layout ذکر شد در این نما نیز قابل اجراست با این تفاوت که در این نما رکوردها دیده نمی شوند.(شکل 6-13) گزارشی را در نمای Design نشان می دهد.

ظاهر این نما مشابه نمای Report View است ولی تفاوت های زیادی بین این دو نما وجود دارد. علاوه بر اینکه امکان صفحه آرایی و تغییر چیدمان گزارش در این نما در اختیار کاربر قرار می گیرد، کاربر می تواند عملیاتی نظیر قالب بندی محتوای گزارش مانند تغییر قلم ، رنگ ، سایز، تراز بندی و ... را انجام دهد. همچنین مرتب سازی رکوردها، گروه بندی آنها و انجام عملیات محاسباتی نظیر مجموع و میانگین روی رکورد ها در این نما امکان پذیر است .
علاوه بر این می توان با استفاده از قابلیت Auto Format در این نما، از قالب بندی های آماده برای تعیین رنگ و طرح زمینه ی گزارش استفاده نمود.
(شکل 6-6) یک گزارش را در نمای Layout نشان می دهد. همانطور که در شکل مشاهده می کنید گروه Font از زبانه ی Home ابزاری را برای قالب بندی محتوای گزارش در اختیار کاربر قرار می دهد.


 

برخی از عملیات که در نمای Layout روی رکوردها قابل اجراست عبارتند از:

گزارش (Report) چیست؟
گزارش روشی برای استخراج و نمایش تمام یا بخشی از اطلاعات موجود در بانک اطلاعاتی است. قابلیت مهم گزارش امکان چاپ اطلاعات با ساختار و چیدمانی است که مورد نظر کاربر است. به این معنی که کاربر تعیین می کند که چه فیلدهایی ، در کجای صفحه و با چه ویژگی هایی چاپ شوند.

ایجاد گزارش ساده با استفاده از ابزار Report
استفاده از ابزار Report ساده ترین و سریعترین روش برای ایجاد گزارش است. با این ابزار می توان به سهولت و سرعت از روی جدول یا پرس و جویی که در نمای Datasheet باز شده است یک گزارش ایجاد کرد، زیرا با استفاده از این ابزار Access هیچ سوالی از کاربر در ساخت این نوع گزارش نمی پرسد و به سرعت کل جدول را در قالب چاپی نمایش می دهد.

برای ایجاد گزارش با این روش مراحل زیر را دنبال کنید :
جدول یا پرس و جوی مورد نظر خود را در نمای Datasheet باز کنید.

از گروه Reports در زبانه Create روی ابزار Report کلیک کنید.(شکل 6-1)


 

این نما از لحاظ اینکه به نمایش رکوردها می پردازد و امکان مرور آنها را فراهم می کند مشابه نمای Form View است با این تفاوت که در این نما می توان تغییراتی در طراحی فرم ایجاد کرد. به کاربردن این نما به این دلیل مفید است که در حالیکه داده ها دیده می شوند می توان به اصلاح و ایجاد تغییرات در ظاهر فرم پرداخت نمایش هم زمان داده ها کاربر را در انجام تنظیماتی از قبیل تغییر سایز ، رنگ و ... را هنمایی می کند.
نکته: در نمای Layout نمی توان رکوردها را ویرایش نمود . همچنین با وجود اینکه امکان اضافه کردن رکورد جدید خالی در این نما وجود دارد، نمی توان داده ها را در آن وارد کرد.
برخی از عملیات اصلاحی روی فرم در نمای Layout عبارتند از :

به نام او که خواست تا ما بخواهیم


براي تغيير رنگ عناصر ( نام فيلدها، مقادير فيلدها، عنوان فرم و ...) ، بعد از انتخاب آن غنصر روي آن راست كليك كنيد و از منوي حاصل ، گزينه ي Fill /Back Color را براي تغيير رنگ زمينه گزينه ي Font/ Fore Color را براي تغيير رنگ متن عنصر به كار ببريد. (شكل 5-23) يا از گروه Font در زبانه Home استفاده كنيد. (شكل 5-24)

براي تغيير رنگ زمينه فرم روي نوار Detail كليك راست كنيد و گزينه ي Fill/ Back Color‌ را انتخاب كنيد يا بعد از انتخاب نوار Detail از آيكن ) Fill Color) در گروه Font استفاده كنيد.
همچنين براي تغيير فونت ، سايز ، نحوه ي تراز بندي و ...متن عناصر روي فرم نيز مي توانيد از گروه Font در زبانه Home استفاده كنيد.

ايجاد فرم با ابزار Form Design
ابزارهايي كه تا اينجا براي ايجاد فرم استفاده شد ، فرم هايي ايجاد كردند كه طراحي ظاهر فرم و چيدمان انها را Access به صورت خودكار انجام مي داد. اگر كاربر بخواهد طراحي ظاهر فرم و چيدمان عناصر آن را خود به عهده بگيرد، لازم است از ابزار Form Design استفاده كند.

براي استفاده از اين ابزار، گزينه Form Design از گروه Forms در زبانه Create را انتخاب كنيد. (شكل 5-13)