کلید اصلی و نحوه ی ایجاد آن
هر جدول باید دارای یک فیلد یا ترکیبی از فیلدها باشد که در هر رکورد مقدار یکتا و منحصر به فردی داشته باشند. این مقدار یکتا معمولا یک شماره شناسایی یا شناسه است مثل کد پرسنلی ، شماره ی کتاب ، کد ملی یا شماره سریال . البته فیلدی که به عنوان کلید اصلی در نظر گرفته می شود الزاما از نوع عددی نیست. در بانک اطلاعاتی این مقدار یکتا در جدول، کلید اصلی نامیده می شود. Access از این فیلد (یا فیلدها) برای ایجاد ارتباط بین جداول استفاده می کند. اگر در جدول فیلدی دارید که در رکوردهای متفاوت مقدار متفاوت دارد. مثل شماره کتاب یا کد پرسنلی ، می توانید این فیلد را به عنوان کلید اصلی معرفی کنید. گاهی اوقات در جداول یک فیلد که مقدار یکتایی را در هر رکورد داشته باشد وجود ندارد در این صورت باید از ترکیب چند فیلد که به همراه هم مقدار یکتایی را در هر رکورد ایجاد می کنند، برای تعیین کلید اصلی استفاده کرد. در کلید اصلی نمی توان مقدار تکراری وارد کرد، بنابراین فیلدهایی که مقادیر تکراری دارند مثل نام کارمند یا نام کالا، نمی توانند کلید اصلی باشند. همچنین فیلد کلید اصلی همیشه باید مقدار داشته باشد، به این معنی که نمی توان آن را خالی رها کرد. مشاهده کردید که هنگام ذخیره ی جدول Access سوال مبنی بر در نظر گرفتن فیلدی به عنوان کلید مطرح می کند و در صورت پاسخ منفی ، برای جدول فیلد کلیدی در نظر گرفته نمی شود. اگر در هنگام طراحی ساختار جدول بخواهید فیلدی را به صورت کلید معرفی کنید. بعد از انتخاب فیلد یا فیلدها ، کلیک راست کرده و از منوی ظاهر شده گزینه Primary Key را انتخاب کنید (شکل 3-19) یا روی دکمه (Primary Key) واقع در گروه Tools از زبانه Design کلیک کنید. (شکل 3-20)
تمرین : در بانک اطلاعاتی Lib.accdb که در تمرینهای قبلی ایجاد کرده اید جدول مشخصات کتاب (جدول 3-8) را در نمای Design طراحی و جدول را با نام TblLlb2 ذخیره کنید.( مقادیر فیلد موضوع از یک لیست قابل انتخاب باشد و شماره کتاب فیلد کلیدی معرفی شود)
مثال : در یک بانک اطلاعاتی به نام Register، جدولی به نام Userبا ساختار (جدول 3-9) ایجاد کنید و چند رکورد در آن وارد کنید.
مراحل زیر را برای ایجاد جدول User ایجاد کنید :
بعد از ایجاد بانک اطلاعاتی Register ، از زبانه Create در گروه Tables ، دکمه (Table Design) را انتخاب کنید تا در نمای طراحی جدول قرار بگیرید.
نام User_id را در اولین سطر نوشته و نوع داده ای آن را Text تعیین کنید . در ستون Description عبارت" کد کاربری" را درج کنید. در پانل Field Properties برای مشخصه InPutmask مقدار "00000000 "را وارد کنید.
با کلید Tab یا Enter به سطر بعد بروید. نام Name را در اولین سطر نوشته و نوع داده ای آن را Text تعیین کنید. در ستون description عبارت " نام کاربر" را درج کنید. در پانل Field Properties برای مشخصه یInPutmask مقدار " LCCCCCCCCC " را وارد کنید.
در سطر بعد نام Reg_Data را و نوع داده ای آن را Time/ Data تعیین کنید. در ستون description عبارت " تاریخ ثبت نام " را درج کنید. در پانل Field Properties برای مشخصه ی Required مقدار Yes را وارد کنید.
در سطر بعد نام Web را و نوع داده ای آن را Hyper Link تعیین کنید . در ستون description عبارت " آدرس وب سایت یا وبلاگ" را درج کنید. در پانل Field Properties برای مشخصه ی Required مقدار No را وارد کنید.
دو فیلد را مشابه فیلد Web تنظیم کنید .
فیلد User_id را به کلید اصلی تبدیل کنید (کلیک راست روی فیلد و انتخاب PrimaryKey)
جدول را با نام User ذخیره کنید.
به این ترتیب ساختار جدول تکمیل می شود. (شکل 3-20)
برای وارد کردن رکوردها، به نمای Datasheet تغییر نما دهید و شروع به وارد کردن داده ها در فیلدها نمایید. توجه داشته باشید که فیلدهای دارای InPutmask اجازه ی ورود داده خارج از الگو را به شما نمی دهند.
برای فیلد Webیک آدرس اینترنتی تایپ کنید. این آدرس به طور خودکار به صورت پیوند در آمده و با کلیک روی آن ، در صورت متصل بودن به اینترنت می توانید آن سایت را بازدید کنید.
برای وارد کردن مقدار فیلد Picture که از نوع Ole object است، روی ستون آن کلیک راست کنید و از منوی حاصل گزینه ی Insert Object را انتخاب کنید.(شکل 3-21)
به این ترتیب کادری باز می شود که با انتخاب گزینه Create From Fileدر آن می توانید فایل تصویر مورد نظر خود را با کلیک روی دکمه ی Browse انتخاب کنید. (شکل 3- 22)
برای مشاهده ی تصویر ذخیره شده در فیلد، کافی است روی عبارت " Package" که در مقدار فیلد درج شده، دابل کلیک کنید.
برای وارد کردن مقدار داده در فیلد Attach روی آن کلیک راست کنید و از منوی حاصل گزینه ی Manage Attachments را انتخاب کنید . (شکل 3-23)
به این ترتیب کادری با عنوان Attachment ظاهر می شود . با کلیک روی دکمه یAdd ، می توانید از کادر محاوره ای با عنوان Choose File، فایلی ( از هر نوع) را انتخاب کنید . پس از اضافه کردن فایل های مورد نظر دکمه ی Ok را کلیک کنید. ( شکل 3-24)
برای باز کردن فایل های ضمیمه شده به فیلد نیز باید به همین روش کادر Attachment را باز کرده و روی نام فایل دابل کلیک کنید یا آن را انتخاب و دکمه ی Open را کلیک کنید.
(شکل 3-25) جدول User را در نمای Datasheet نشان می دهد.
برچسبها:
