درس چهل و دو Word

لطفا از تمام مطالب دیدن فرمایید.

به نام او که خواست تا ما بخواهیم

شناسایی اصول کار با ادغام پستی (Mail Merge)

برای انجام ادغام پستی دو فایل زیر مورد نیاز است (شکل 9-33).

نامه فرم (Form Letter) : فایلی است که متن اصلی نامه در آن است و محتویات آن در تمام نامه ها تکرار می شود .
فایل منبع داده (Data Source) : فایلی است که لیست مشخصات گیرندگان نامه درآن قرار دارد.
فایل لیست گیرندگان را می توانید در محیط Word, Excel و یا در لیست مخاطبین Qutlook ایجاد کنید.
برنامه Word با ادغام کردن آن فایل با فایل بدنه ی نامه می تواند نامه ها یا برچسب های ادغام شده را ایجاد و چاپ کند.

ایجاد نامه ادغام شده (Mail Merge)

نامه فرم باید طوری تنظیم شود که محتویات آن در تمام نامه ها یکسان باشد .
برای ایجاد نامه ادغام شده می توانید به دو صورت زیر عمل کنید:
از قبل دو فایل نامه فرم در محیط Word و منبع داده در محیط Word با رسم جدول در محیط Excel در دفتر چه آدرس Qutlook 2007 ایجاد نمایید و در مراحل ایجاد نامه ادغامی از آن ها استفاده کنید.
در حین انجام مراحل ادغام پستی فایل های نامه فرم و منبع داده ها را نیز ایجاد کنید.
دو روش برای ایجاد نامه ادغام شده وجود دارد :
روش گام به گام
استفاده از زبانه Mailing

ایجاد نامه ادغامی به روش گام به گام (Step By Step)

یک فایل جدید باز کنید و محتویات نامه فرم را تایپ کنید(متن مشترک).
در زبانه Mailing گروه Start Mail Merge روی مثلث رو به پایین Start Mail Merge کلیک کنید. در لیست باز شده علاوه بر گزینه ادغام نامه گزینه هایی برای پاکت نامه های ادغامی , برچسبهای ادغامی و غیره ارائه شده است (شکل 9-34). جدول 9-2 گزینه های این منو را شرح می دهند.مرحله اول : در این مرحله تعیین میکنید که چه نوع سندی قرار است ایجاد شود. برای ایجاد نامه ادغامی گزینه Letters را انتخاب کنید و سپس روی Next کلیک کنید(شکل9-35).مرحله دوم : در این مرحله باید نامه فرم را انتخاب کنید(شکل 9-36). این انتخاب را می توانید بر اساس توضیحات جدول 9-3 انجام دهید.مرحله سوم : در این مرحله قرار است منبع دادها انتخاب شود (شکل 9-37) این انتخاب را می توانید بر اساس جدول 9-4 انجام دهید.مرحله چهارم : در این مرحله اگر از قبل نامه فرم خود را ایجاد نکرده باشید یا نامه تکمیل نشده باشد می توانید آن را تکمیل کنید(شکل 9-39)مرحله پنجم : در این مرحله یکی از نامه ها را روی صفحه می بینید و با کلیک روی دکمه ی فلش به سمت چپ و راست می توانید بقیه نامه های ادغام شده را به ترتیب مشاهده کنید (شکل 9-41). برای اجرای مرحله بعدی روی Next کلیک کنید.در این مرحله که مرحله پایانی است می توانید با کلیک روی Print نامه ها را چاپ کنید یا با کلیک روی Edit individual letters تک تک نامه ها را ویرایش نمایید (شکل 9-42) دکمه Previousd برای رفتن به مرحله قبلی می باشد.

روی گزینه ی Step By Step Mail Merge Wizard کلیک کنید.
ساخت نامه های ادغام شده در 6 مرحله انجام می شود که در ادامه می بینید.

پس از انتخاب یکی از گزینه های جدول که محل نامه فرم را مشخص می کند روی دکمه Next کلیک کنید.

پس از انتخاب گزینه ی Use an existing list روی دکمه Browse کلیک کنید و فایل مورد نظر را انتخاب کنید(شکل 9-37) سپس روی دکمه Next کلیک کنید.
در کادر محاوره ای Mail Merge لیست کامل گیرندگان را مشاهده می کنید.دریافت کنندگان نامه را فعال کنید.عملیاتی که در این کادر محاوره ای می توانید انجام دهید (شکل 9-38) در جدول 9-5 شرح داده شده است .