برای طراحی بانک اطلاعاتی ، قبل از هر اقدامی نیاز به درک مسئله و تشخیص موجودیت هایی است که باید در مورد آنها اطلاعاتی ذخیره شود. موجودیدت های این شرکت عبارتند از : دستگاه های کامپیوتری ، مشتریان و فاکتورها.

بعد از شناخت موجودیت ها،لازم است مشخصه های آن ها ، برای تعیین فیلدهای جداول بانک اطلاعاتی مشخص شوند. در شرکت مورد نظر مشخصه های موجودیت به شرح زیر است:

مشخصه های دستگاه ها شامل: نام دستگاه، مدل، ویژگی ها و تعداد موجودی آن در شرکت .
مشخصه های مشتریان شامل: نام و نام خانوادگی مشتری، نام شرکت یا فروشگاهی که مشتری در ارتباط با آن است،آدرس و تلفن مشتری .
مشخصه فاکتور عبارتند از : شماره فاکتور، تاریخ فاکتور، نام دستگاه های خریداری شده، قیمت، تعداد و میزان تخفیف.

بعد از تشکیل موجودیت ها و مشخصه های آن ها، جداول مورد نیاز هر کدام مشخص می شوند. برای هر یک از موجودیت های دستگاه و مشتریان یک جدول طراحی می شود. همچنین برای فاکتورها، طراحی دو جدول ، یکی برای عناوین و دیگری برای اقلام فاکتور لازم است.

برای هر جدول نیاز به یک کلید اصلی داریم که مقدار یکتایی در هر سطر از جدول داشته باشد، به این مفهوم که مقدار آن برای هر رکورد متفاوت با سایر رکوردها باشد. از آنجا که در بین مشخصه های موجود در جداول مشتریان و دستگاه ها چنین فیلدی وجود ندارد، به مشخصه های مذکور یک مشخصه دیگر اضافه می شود. این مشخصه برای جدول مشتریان کد مشتری و برای جدول دستگاه ها، کد دستگاه است که برای هر رکورد مقدار منحصر به فردی خواهد داشت. در جدول عناوین فاکتور ، شماره فاکتور که در هر فاکتور مقدار متفاوتی دارد به عنوان کلید اصلی در نظر گرفته می شود. در جدول اقلام فاکتور مقادیری مثل شماره دستگاه خریداری شده، قیمت و تعداد آن وارد می شوند. این جدول اقلام تمام فاکتورها را نگهداری می کند. بنابراین شماره هر فاکتور برای اقلام مربوط به آن نیز باید به این جدول وارد شود. بدیهی است که در اقلام فاکتورهای مختلف، شماره دستگاه خریداری شده می تواند تکرار شود. همچنین فیلدهای قیمت و تعداد می توانند تکراری باشند. شماره فاکتور نیز برای فاکتورهایی که شامل خرید بیش از یک دستگاه باشند، تکراری است.

در چنین مواردی که هیچ یک از فیلدها به تنهایی در سطرهای یک جدول ، مقدار یکتایی ندارند، از ترکیب آنها برای ایجاد کلید اصلی استفاده می شود. با ترکیب فیلدهای شماره فاکتور و شماره دستگاه در جدول اقلام فاکتور، می توان مقدار منحصر به فردی را برای هر سطر از جدول به دست آورد و سطرهای جدول را به طور مجزا از هم تشخیص داد.

طراحی بانک اطلاعاتی در Access
پس از اجرای نرم افزار Access 2007 ، یک بانک اطلاعاتی جدید به نام Computer Shop ایجاد کنید. سپس برای طراحی هر یک از جداول، در زبانه ی Create گزینه ی Table Design را از گروه Table انتخاب کرده و فیلدها و نوع آنها را طبق شکل های بعد تعریف کنید.
پس از تعیین کلید اصلی جداول ، آنها با نام های مشخص شده در شکل های بعد ذخیره کنید.

(شکل 7-1) فیلدهای جدول Device (دستگاه ها) را نشان می دهد، کلید اصلی در این جدول فیلد کد دستگاه (Device Code) است.

ایجاد ارتباط بین جداول
پس از طراحی جداول، ارتباط بین جداول تعیین می شوند. برای ایجاد ارتباط از گزینه ی Relation Ships از زبانه ی Database Tools استفاده می شود.
پس از افزودن جداول به صفحه ی Relation Ships ،مطابق (شکل 7-5) ، ارتباط بین جداول را مشخص کنید.

طراحی فرم ها
در این مرحله، فرم هایی برای ورود، نمایش و ویرایش اطلاعات هریک از جداول ایجاد می شوند.
برای سهولت کار، بهتر است که از Form Wizard استفاده کنید.(شکل 7-6) فرم طراحی شده با کمک Form Wizard را برای جدول Device نشان می دهد.

بازیابی اطلاعات و طراحی گزارش ها
یکی از گزارش های مورد نیاز این بانک اطلاعاتی ، فاکتور است. در فرم فاکتور از جداول عناوین و اقلام فاکتور استفاده شد. در فاکتوری که باید چاپ شود نیاز به نام مشتری ، شرکت مربوطه و نام دستگاه یا دستگاه های خریداری شده نیز دارید. بنابراین یک پرس و جو (Query) برای انتخاب فیلدهای مورد نیاز از چهار جدول این بانک اطلاعاتی ، مشابه (شکل 7-10) ایجاد شده و گزارش براساس آن ساخته می شد. برای ایجاد پرس و جو از ابزار Query Design در گروه Other که در زبانه ی Create قرار دارد، استفاده کنید.


 

برای ایجاد گزارش از Report Wizard استفاده کرده و نام پرس و جویی را که برای این گزارش ایجاد کده اید، در صفحه ی اول ویزارد انتخاب کنید. در صفحه ی دوم ویزارد شماره ی فاکتور را برای گروه بندی انتخاب و در صفحه ی تعیین صفحه بندی (Layout) گزینه ی Outline را انتخاب نمایید تا گزارشی مشابه (شکل 7-11) مشاهده کنید.


 

برای تغییر قلم و رنگ فیلدها و مقادیر آن ها، گزارش را در نمای Layout یا Design نمایش دهید و با انتخاب عنصر و با استفاده از ابزار گروه Font ، تغییرات مورد نیاز را اعمال نمایید.(شکل 7-12)


 

(شکل 7-2) فیلدهای جدول Customer (مشتریان) را نشان می دهد، کلید اصلی در این جدول کد مشتری(Customer Code) در نظر گرفته شده است.

(شکل 7-3) فیلدهای جدول Invoice (عناوین فاکتور) را نشان می دهد، کلید اصلی شماره فاکتور (Invoice Number) در نظر گرفته شده است.

(شکل 7-4) فیلدهای جدول Invoice Detail (اقلام فاکتور) را نشان می دهد، کلید اصلی ترکیبی شماره فاکتور و شماره دستگاه (Invoice Code و Device Code) برای این جدول در نظر گرفته شده است.

برای ایجاد فرمی مشابه (شکل 7-7) برای ورود و نمایش اطلاعات مشتریان، از Form Wizard استفاده کرده و پس از انتخاب جدول مشتریان (Customer) در صفحه ی اول ویزارد، در صفحه ی دوم آن، روش Tabular را برای طرح بندی فرم انتخاب کنید. برای تغییر عناوین به فونت فارسی از نمای Design یا Layout استفاده کنید.

 

برای ایجاد فرمی که بتوان در آن عناوین و اقلام فاکتور را وارد نمود، با استفاده از Form Wizard از جدول عناوین فاکتور (Invoice) تمام فیلدها و از جدول اقلام فاکتور (Invoice Detail) نیز تمام فیلدها به جز کد فاکتور ( Invoice Code) را انتخاب کنید. سپس در صفحه ی دوم ویزارد مطابق (شکل 7-8) نحوه ی نمایش فیلدها در فرم را براساس جدول عناوین فاکتور (Invoice) انتخاب کنید تا فرمی مشابه (شکل 7-9) ایجاد شود.