برای طراحی بانک اطلاعاتی ، قبل از هر اقدامی نیاز به درک مسئله و تشخیص موجودیت هایی است که باید در مورد آنها اطلاعاتی ذخیره شود. موجودیدت های این شرکت عبارتند از : دستگاه های کامپیوتری ، مشتریان و فاکتورها.

بعد از شناخت موجودیت ها،لازم است مشخصه های آن ها ، برای تعیین فیلدهای جداول بانک اطلاعاتی مشخص شوند. در شرکت مورد نظر مشخصه های موجودیت به شرح زیر است:

مشخصه های دستگاه ها شامل: نام دستگاه، مدل، ویژگی ها و تعداد موجودی آن در شرکت .
مشخصه های مشتریان شامل: نام و نام خانوادگی مشتری، نام شرکت یا فروشگاهی که مشتری در ارتباط با آن است،آدرس و تلفن مشتری .
مشخصه فاکتور عبارتند از : شماره فاکتور، تاریخ فاکتور، نام دستگاه های خریداری شده، قیمت، تعداد و میزان تخفیف.

بعد از تشکیل موجودیت ها و مشخصه های آن ها، جداول مورد نیاز هر کدام مشخص می شوند. برای هر یک از موجودیت های دستگاه و مشتریان یک جدول طراحی می شود. همچنین برای فاکتورها، طراحی دو جدول ، یکی برای عناوین و دیگری برای اقلام فاکتور لازم است.

برای هر جدول نیاز به یک کلید اصلی داریم که مقدار یکتایی در هر سطر از جدول داشته باشد، به این مفهوم که مقدار آن برای هر رکورد متفاوت با سایر رکوردها باشد. از آنجا که در بین مشخصه های موجود در جداول مشتریان و دستگاه ها چنین فیلدی وجود ندارد، به مشخصه های مذکور یک مشخصه دیگر اضافه می شود. این مشخصه برای جدول مشتریان کد مشتری و برای جدول دستگاه ها، کد دستگاه است که برای هر رکورد مقدار منحصر به فردی خواهد داشت. در جدول عناوین فاکتور ، شماره فاکتور که در هر فاکتور مقدار متفاوتی دارد به عنوان کلید اصلی در نظر گرفته می شود. در جدول اقلام فاکتور مقادیری مثل شماره دستگاه خریداری شده، قیمت و تعداد آن وارد می شوند. این جدول اقلام تمام فاکتورها را نگهداری می کند. بنابراین شماره هر فاکتور برای اقلام مربوط به آن نیز باید به این جدول وارد شود. بدیهی است که در اقلام فاکتورهای مختلف، شماره دستگاه خریداری شده می تواند تکرار شود. همچنین فیلدهای قیمت و تعداد می توانند تکراری باشند. شماره فاکتور نیز برای فاکتورهایی که شامل خرید بیش از یک دستگاه باشند، تکراری است.

در چنین مواردی که هیچ یک از فیلدها به تنهایی در سطرهای یک جدول ، مقدار یکتایی ندارند، از ترکیب آنها برای ایجاد کلید اصلی استفاده می شود. با ترکیب فیلدهای شماره فاکتور و شماره دستگاه در جدول اقلام فاکتور، می توان مقدار منحصر به فردی را برای هر سطر از جدول به دست آورد و سطرهای جدول را به طور مجزا از هم تشخیص داد.

Access می تواند برچسب ها را مستقیما با استفاده از داده های بانک اطلاعاتی ایجاد و برای چاپ آماده کند. برچسب ها نوع ویژه ای از گزارش ها هستند که می توانند در هر سطر، چندین رکورد را چاپ کنند. برای مثال شما می توانید برای ایجاد برچسب برای کتاب های یک کتابخانه از این نوع گزارش استفاده کنید. با استفاده از Label Wizard به آسانی می توان برچسب ها را در سایز های استاندارد با تنوع زیاد ایجاد نمود.

برای ایجاد برچسب ها، جدول مورد نظر را باز کنید و مراحل زیر را دنبال کنید:

از گروه Repots واقع در زبانه ی Create روی گزینه ی Labels کلیک کنید. (شکل 6-35)

برای حذف سر صفحه و پا صفحه در یک گزارش در محلی خالی ( جایی که فیلدی قرار نگرفته) کلیک راست کرده و از منوی حاصل گزینه ی Page Header /Footer را انتخاب کنید .(شکل 6-23) در صورتی که سر صفحه و پا صفحه حاوی عناصری باشند، پیغامی مشابه (شکل 6-24) ظاهر می شود و از شما برای حذف این بخش ها تایید می گیرد . در صورت خالی بودن این بخش ها بدون گرفتن تایید کاربر این بخش ها از گزارش حذف می شوند. برای ایجاد سر صفحه و پا صفحه در گزارش همین عمل را دوباره انجام دهید تا این بخش ها روی گزارش ظاهر شوند.

آیا میدانید که...
برای حذف یا اضافه کردن بخش های Report Header و Report Footer نیز می توانید با کلیک راست روی گزارش از منوی حاصل ، گزینه ی Report Header / Footer را انتخاب کنید.

این نما برای طراحی گزارش به کار می رود. بعد ایجاد گزارش به روش های مختلف، از این نما برای اصلاح گزارش استفاده می شود. در این نما می توان محل اجزای گزارش و عناصر تشکیل دهنده آن را تغییر داد. کم و زیاد کردن تعداد فیلدها و تعیین دقیق محل آنها در گزارش در این نما انجام می شود. به علاوه تمام عملیاتی که در نمای Layout ذکر شد در این نما نیز قابل اجراست با این تفاوت که در این نما رکوردها دیده نمی شوند.(شکل 6-13) گزارشی را در نمای Design نشان می دهد.

ظاهر این نما مشابه نمای Report View است ولی تفاوت های زیادی بین این دو نما وجود دارد. علاوه بر اینکه امکان صفحه آرایی و تغییر چیدمان گزارش در این نما در اختیار کاربر قرار می گیرد، کاربر می تواند عملیاتی نظیر قالب بندی محتوای گزارش مانند تغییر قلم ، رنگ ، سایز، تراز بندی و ... را انجام دهد. همچنین مرتب سازی رکوردها، گروه بندی آنها و انجام عملیات محاسباتی نظیر مجموع و میانگین روی رکورد ها در این نما امکان پذیر است .
علاوه بر این می توان با استفاده از قابلیت Auto Format در این نما، از قالب بندی های آماده برای تعیین رنگ و طرح زمینه ی گزارش استفاده نمود.
(شکل 6-6) یک گزارش را در نمای Layout نشان می دهد. همانطور که در شکل مشاهده می کنید گروه Font از زبانه ی Home ابزاری را برای قالب بندی محتوای گزارش در اختیار کاربر قرار می دهد.


 

برخی از عملیات که در نمای Layout روی رکوردها قابل اجراست عبارتند از:

گزارش (Report) چیست؟
گزارش روشی برای استخراج و نمایش تمام یا بخشی از اطلاعات موجود در بانک اطلاعاتی است. قابلیت مهم گزارش امکان چاپ اطلاعات با ساختار و چیدمانی است که مورد نظر کاربر است. به این معنی که کاربر تعیین می کند که چه فیلدهایی ، در کجای صفحه و با چه ویژگی هایی چاپ شوند.

ایجاد گزارش ساده با استفاده از ابزار Report
استفاده از ابزار Report ساده ترین و سریعترین روش برای ایجاد گزارش است. با این ابزار می توان به سهولت و سرعت از روی جدول یا پرس و جویی که در نمای Datasheet باز شده است یک گزارش ایجاد کرد، زیرا با استفاده از این ابزار Access هیچ سوالی از کاربر در ساخت این نوع گزارش نمی پرسد و به سرعت کل جدول را در قالب چاپی نمایش می دهد.

برای ایجاد گزارش با این روش مراحل زیر را دنبال کنید :
جدول یا پرس و جوی مورد نظر خود را در نمای Datasheet باز کنید.

از گروه Reports در زبانه Create روی ابزار Report کلیک کنید.(شکل 6-1)


 

این نما از لحاظ اینکه به نمایش رکوردها می پردازد و امکان مرور آنها را فراهم می کند مشابه نمای Form View است با این تفاوت که در این نما می توان تغییراتی در طراحی فرم ایجاد کرد. به کاربردن این نما به این دلیل مفید است که در حالیکه داده ها دیده می شوند می توان به اصلاح و ایجاد تغییرات در ظاهر فرم پرداخت نمایش هم زمان داده ها کاربر را در انجام تنظیماتی از قبیل تغییر سایز ، رنگ و ... را هنمایی می کند.
نکته: در نمای Layout نمی توان رکوردها را ویرایش نمود . همچنین با وجود اینکه امکان اضافه کردن رکورد جدید خالی در این نما وجود دارد، نمی توان داده ها را در آن وارد کرد.
برخی از عملیات اصلاحی روی فرم در نمای Layout عبارتند از :

به نام او که خواست تا ما بخواهیم


براي تغيير رنگ عناصر ( نام فيلدها، مقادير فيلدها، عنوان فرم و ...) ، بعد از انتخاب آن غنصر روي آن راست كليك كنيد و از منوي حاصل ، گزينه ي Fill /Back Color را براي تغيير رنگ زمينه گزينه ي Font/ Fore Color را براي تغيير رنگ متن عنصر به كار ببريد. (شكل 5-23) يا از گروه Font در زبانه Home استفاده كنيد. (شكل 5-24)

براي تغيير رنگ زمينه فرم روي نوار Detail كليك راست كنيد و گزينه ي Fill/ Back Color‌ را انتخاب كنيد يا بعد از انتخاب نوار Detail از آيكن ) Fill Color) در گروه Font استفاده كنيد.
همچنين براي تغيير فونت ، سايز ، نحوه ي تراز بندي و ...متن عناصر روي فرم نيز مي توانيد از گروه Font در زبانه Home استفاده كنيد.

ايجاد فرم با ابزار Form Design
ابزارهايي كه تا اينجا براي ايجاد فرم استفاده شد ، فرم هايي ايجاد كردند كه طراحي ظاهر فرم و چيدمان انها را Access به صورت خودكار انجام مي داد. اگر كاربر بخواهد طراحي ظاهر فرم و چيدمان عناصر آن را خود به عهده بگيرد، لازم است از ابزار Form Design استفاده كند.

براي استفاده از اين ابزار، گزينه Form Design از گروه Forms در زبانه Create را انتخاب كنيد. (شكل 5-13)

 

پس از مشاهده نتيجه پرس و جو ممكن است نياز به اعمال تغييراتي در طراحي پرس و جو داشته باشيد.

براي تغيير نماي پرس و جو به نماي طراحي به يكي از روش هاي زير عمل كنيد :
روش اول : روي زبانه مربوط به نام پرس و جو كليك راست كرده و گزينه ي Design View را انتخاب كنيد . (شكل4-17)



 

 

براي ايجاد پرس و جو به اين روش ، از زبانه Create گروه Other را انتخاب كرده و گزينه ي Query Wizard را كليك كنيد. (شكل 4-8)

 

به اين ترتيب كادر Show Table مطابق (شكل 4-9) براي انتخاب جداول يا پرس و جوهاي مورد نظر به منظور طراحي پرس و جو باز خواهد شد. در اين كادر زبانه ي Tables جداول، زبانه ي Queries پرس و جوها و زبانه ي Both جداول و پرس و جوها هم زمان براي انتخاب نشان مي دهد. جداول و پرس و جوهاي مورد نظر خود را به ترتيب انتخاب و يا دكمه Add به صفحه طراحي پرس و جو اضافه كنيد. براي بستن كادر Show Table روي دكمه Close كليك نماييد .

تمرین: جداول Teachers و Courses را طبق جداول( 3-11) و (3-12) در یک بانک اطلاعاتی به نام School ایجاد کنید و ارتباط بین این دو جدول را برقرار کنید. کد معلم و کد درس کلید اصلی در جدول مربوط به خود هستند و ارتباط بین دو جدول از طریق فیلد مشترک کد معلم صورت می گیرد.

 

 

ارتباط بین جداول یک بانک اطلاعاتی

همانطور که قبلا اشاره شد، یک بانک اطلاعاتی می تواند شامل بیش از یک جدول باشد. بعضی از جداول موجود در بانکهای اطلاعاتی با هم در ارتباط و برخی دیگر ارتباطی باهم ندارند. برای مثال یک کتابخانه را در نظر بگیرید. برای موجودیت کتاب ، یک جدول برای نگهداری مشخصات کتاب مورد نیاز است. همچنین برای نگهداری مشخصات اعضا کتابخانه جدول دیگری نیاز داریم. تا اینجا این دو جدول باهم ارتباطی ندارند. ولی اگر بخواهید کتابهای به امانت رفته و اعضایی که آنها را به امانت برده اند را شناسایی کنید، نیاز به داشتن جدول سومی است که در آن مشخص می شود که کدام عضو، کدام کتاب را به امانت برده است. به جداول (3-8) و (3-9) و (3-10) توجه کنید.

 

جابجا کردن ستون ها
پس از انتخاب یک ستون با درک کردن آن به سمت چپ و راست می توان آن ستون را جابجا کرد.

ثابت کردن ستونها
ثابت سازی ستون به این معناست که این ستون، ستون اول جدول شده و امکان تغییر مکان آن وجود نداشته باشد. برای این کار ابتدا آن ستون را انتخاب و سپس کلیک راست کنید و ازمنوی باز شده گزینه Freeze Columns را انتخاب کنید ( شکل 3-40) برای خارج کردن ستون از حالت ثابت، آن را انتخاب و گزینه Un Freeze All Columns را از منوی حاصل از کلیک راست روی ستون انتخاب کنید.

ویرایش ساختار جدول

بعد از طراحی جدول و فیلدهای آن ممکن است نیاز به اضافه یا حذف فیلدها یا تغییرات دیگری در تعریف فیلدهای جدول پیدا کنید. برای اینکار کافیست جدول را به یکی از روش هایی که در فصل قبل آموختید در نمای Design باز کنید . برای اضافه کردن فیلد در انتهای سایر فیلدها فیلد جدیدی را وارد کنید.

برای اضافه کردن فیلد در میان فیلدها به یکی از روشهای زیر عمل کنید:
روش اول: فیلدی که می خواهید قبل از آن فیلدی اضافه شود را انتخاب کنید ، کلیک راست کرده و از منوی ظاهر شده Insert Rows را انتخاب کنید(شکل 3-26). به این ترتیب یک سطر خالی قبل از سطر انتخاب شده اضافه می شود. در این سطر به تعریف فیلد و مشخصات آن بپردازید.

کلید اصلی و نحوه ی ایجاد آن

هر جدول باید دارای یک فیلد یا ترکیبی از فیلدها باشد که در هر رکورد مقدار یکتا و منحصر به فردی داشته باشند. این مقدار یکتا معمولا یک شماره شناسایی یا شناسه است مثل کد پرسنلی ، شماره ی کتاب ، کد ملی یا شماره سریال . البته فیلدی که به عنوان کلید اصلی در نظر گرفته می شود الزاما از نوع عددی نیست. در بانک اطلاعاتی این مقدار یکتا در جدول، کلید اصلی نامیده می شود. Access از این فیلد (یا فیلدها) برای ایجاد ارتباط بین جداول استفاده می کند. اگر در جدول فیلدی دارید که در رکوردهای متفاوت مقدار متفاوت دارد. مثل شماره کتاب یا کد پرسنلی ، می توانید این فیلد را به عنوان کلید اصلی معرفی کنید. گاهی اوقات در جداول یک فیلد که مقدار یکتایی را در هر رکورد داشته باشد وجود ندارد در این صورت باید از ترکیب چند فیلد که به همراه هم مقدار یکتایی را در هر رکورد ایجاد می کنند، برای تعیین کلید اصلی استفاده کرد. در کلید اصلی نمی توان مقدار تکراری وارد کرد، بنابراین فیلدهایی که مقادیر تکراری دارند مثل نام کارمند یا نام کالا، نمی توانند کلید اصلی باشند. همچنین فیلد کلید اصلی همیشه باید مقدار داشته باشد، به این معنی که نمی توان آن را خالی رها کرد. مشاهده کردید که هنگام ذخیره ی جدول Access سوال مبنی بر در نظر گرفتن فیلدی به عنوان کلید مطرح می کند و در صورت پاسخ منفی ، برای جدول فیلد کلیدی در نظر گرفته نمی شود. اگر در هنگام طراحی ساختار جدول بخواهید فیلدی را به صورت کلید معرفی کنید. بعد از انتخاب فیلد یا فیلدها ، کلیک راست کرده و از منوی ظاهر شده گزینه Primary Key را انتخاب کنید (شکل 3-19) یا روی دکمه (Primary Key) واقع در گروه Tools از زبانه Design کلیک کنید. (شکل 3-20)


 

همچنین سایر مشخصات فیلد Average را طبق (جدول 3-7) تنظیم کنید.

سپس مراحل زیر را دنبال کنید:

بانک اطلاعاتی Student را باز کنید.

از زبانه ی Create در گروه Tables ، دکمه (Table Design) را انتخاب کنید.

 

تمرین: یک بانک اطلاعاتی به نام Lib. accdb در مسیر C:/ db ایجاد کرده و اطلاعات جدول مشخصات کتاب ( جدول 3-2) را در آن وارد کنید. سپس جدول را با نام TblLlb1 ذخیره کنید.