شناسایی اصول قالب بندی و ویرایش اشیاء در نمودار

تغییر سبک نمودار
پس از رسم نمودار، می توان شیوه نمایش آن را تغییر داد. بعنوان مثال می توان برای میله ها، سبک نمایش دیگری را انتخاب کرد. در مثال قبل، مراحل زیر را طی کنید:
نمودار ایجاد شده را انتخاب کنید.
در تب Design، گروه Chart Styles، روی دکمه Move ( شکل 5-9) کلیک کنید تا کلیه سبک ها نمایش داده شود(شکل 5-10)

 

سبک مورد نظر را لیست باز شده انتخاب کنید.

آشنایی با اصطلاحات نمودار

پیش از آشنایی با روش ایجاد و قالب بندی نمودار، لازم است با اصطلاحاتی در این زمینه آشنا شوید. اجزا نمودار و اسامی آنها در (شکل 5-1) نشان داده شده است.

 

شناسایی اصول چاپ فرمول ها

همانطور که قبلا نیز اشاره شد، پس از وارد کردن فرمول در سلول ها نتیجه بدست آمده، در سلول مشاهده می شود و پس از انتخاب سلول ، میتوان فرمول آن را در نوار فرمول مشاهده کرد. محیط برنامه Excel را می توان طوری تنظیم کرد که فرمول هر سلول را در خود سلول نشان دهد( نه فقط در نوار فرمول). برای این منظور ، روی دکمه Office کلیک کرده و Excel Options را انتخاب کنید. در سمت چپ کادر Excel Options‌ گزینه Advanced‌ را انتخاب کرده و از گزینه های این مجموعه ( سمت راست)، گزینه Show formulas in …‌ را انتخاب کنید ( شکل 4-11).

شناسایی اصول کار با توابع

آشنایی با توابع

همانطور که قبلا نیز اشاره شد. توابع فرمول هایی هستند که برای سهولت محاسبات ، توسط Excel تهیه شده اند و براحتی مورد استفاده قرار می گیرند. برای استفاده از هز تابع، ابتدا باید سلولی که قرار است نتیجه تابع را در بر بگیرد انتخاب کنید و پس از وارد کردن علامت = ، نام تابع را وارد کرده و آ رگومان های آن را تعیین کنید. آرگومان ها‌ (ورودی های) تابع، ممکن است مقادیر ثابت و یا آدرس سلول ( یا محدوده ای از سلول ها) باشند.
در Excel توابع براساس کاربردشان گروه بندی شده اند. این گروه ها عبارتند از :

توابع مالی( Financial)
توابع تاریخ و ساعت (Data & Time)
توابع ریاضی و مثلثاتی ( Mat & Trig)
توابع آماری (Statistical)
توابع جستجو و مرجع (Lookup & Reference)
توابع پایگاه داده (Database)
توابع متنی (Text)
توابع منطقی (Logical)
توابع اطلاعاتی (Information)
توابع مهندسی (Engineering)

اجزا تشکیل دهنده فرمول

فرمول ها اغلب از عملکرد های ریاضی، اعداد و یا آدرس سلول ها تشکیل می شوند. برای وارد کردن فرمول در سلول، ابتدا کاراتر مساوی(=) را تایپ کرده و سپس فرمول را طبق قواعد تعیین شده، وارد می کنیم.
Excel ، فرمول وارد شده را محاسبه کرده و نتیجه را در همان سلول نمایش می دهد. هر فرمول ممکن است دارای اجزا باشد:
مقادیر ثابت
آدرس سلول ها
عملگرها
توابع

شناسایی اصول مخفی کردن سطرها، ستون هاو کاربرگ ها

در برنامه Excel به راحتی می توانید سطرها، ستون ها و یا کاربرگ های مورد نظر را مخفی کرده و مجددا آشکار کنید.

حفاظت از Worksheet

این بار قصد داریم به کاربران اجازه دهیم که به راحتی Workbook را باز کنند، اما فقط کاربران خاصی بتوانند اطلاعات آن را تغییر دهند. برای این منظور از دستور محافظت Sheet استفاده می کنیم. مراحل زیر را به ترتیب طی کنید:

پس از باز کردن Workbook، روی تب Sheet مورد نظر ، کلیک راست کنید.

از منوی باز شده، گزینه Protect Sheet را انتخاب کنید( شکل 3-24).

ـ شناسایی اصول ارتباط اطلاعات کاربرگ ها

با استفاده از امکانات Paste می توان بین Sheet ها ارتباط برقرار کرد. وقتی میان سلول های دو Sheet ارتباط به وجود می آید، هر تغییری در مقادیر سلول های Sheet اولیه، در سلول های Sheet دوم نیز اعمال می شود.

ـ شناسایی اصول کار با کاربرگ های مرتبط با هم

برای برقراری ارتباط بین Sheetها، مراحل زیر را طی کنید:
Sheet مبدا را که حاوی اطلاعات است ، فعال کنید.
سلول یا سلول هایی را که می خواهید در این ارتباط شرکت داشته باشند، انتخاب کنید.
کلیک راست کرده و از منوی باز شده، گزینهCopy‌ را انتخاب کنید.
Sheet مقصد را فعال کنید.
سلول یا سلول های مقصد را انتخاب کرده و کلیک راست کنید.
از منوی باز شده گزینه paste‌ را انتخاب کنید.
نمادی بنام Smart Tag ظاهر می شود. روی این نماد کلیک کرده و گزینه Link Cells را انتخاب کنید.( شکل 3-15)

شناسایی اصول حذف و اضافه کردن کاربرگ ها

حذف Sheet

ابتدا Sheet یا Sheet های مورد نظر را انتخاب کنید سپس در تب Home گروه Cell روی دکمه Delete‌ کلیک کنید تا منوی آن باز شود . از منوی باز شده گزینه Delete Sheet را انتخاب کنید(شکل 3-5).

شناسایی اصول جابجایی بین کار برگ ها

پس از اجرای برنامه Excel مشاهده می کنید که یکی از Sheet ها فعال است (در Workbook جدید ، sheet اول فعال است) اما ممکن است هدف شما Sheet‌دیگری باشد. پس لازم است آن را فعال کنید. با کلیک کردن روی زبانه هر Sheet می توان آن را فعال کرد . از آنجا در کار با تعداد زیادی Sheet‌، مرتبا به فعال کردن Sheet‌های مختلف نیاز دارید بهتر است از کلیدهای میانبر صفحه کلید استفاده کنید:

- Sheet بعدی : Ctrl+ Page Down
- Sheet قبلی : Ctrl+ Page Up

شناسایی اصول قالب بندی شرطی

برنامه Excel قادر است سلول هایی که دارای شرایط خاص هستند با ظاهری متفاوت (نسبت به سایر داده ها ) نمایش دهد. بعنوان مثال در لیست نمرات زیر ، نمرات 10 با کادری ضخیم تر از سایر نمرات مشخص شوند. برای این منظور از قابلیت قالب بندی شرطی استفاده می کنیم . جدول

در جدول بالا ، شرایط برابری با 10 ، روی نمره های افراد بررسی می شود. پس ابتدا سلول های مورد نظر را انتخاب کنید از اولین نمره کتبی تا آخرین نمره عملی.
سپس در تب Home ، گروه Style، روی دکمه Conditional Formatting کلیک کنید(شکل 2-28) منوی شکل 2-29 باز می شود .
 

رنگ آمیزی سلول ومحتویات آن

سلول ها و محتویات آنها قابل رنگ آمیزس هستند برای رنگ آمیزی سلول از ابزار Fill Color در گروه Font (تب Home) استفاده می شود (شکل 2-22) .

رنگ آمیزی سلول ومحتویات آن

سلول ها و محتویات آنها قابل رنگ آمیزس هستند برای رنگ آمیزی سلول از ابزار Fill Color در گروه Font (تب Home) استفاده می شود (شکل 2-22) .

تراز بندی محتویات سلول

از گروه Alignment تب Home برای تراز بندی محتویات سلول استفاده می شود (شکل 2-13) .

شناسایی اصول تعیین عرض ستون ها و ارتفاع سطرها

تغییر ار تفاع سطر

تغییر ارتفاع به سه روش امکان پذیر است:
روش اول: روش دستی
ماوس را روی مرز بین دو شماره سطر قرار دهید و هنگامی که اشاره گر آن به صورت شکل انتخاب دیده شد. به سمت بالا یا پایین درک کنید.

روش دوم: روش Autofit (اندازه خودکار)
ماوس را روی بین دو شماره سطر قرار دهید و هنگامی که اشاره گر آن به صورت شکل انتخاب دیده شد. دابل کلیک کنید. Excel ارتفاع سطر را بطور خودکار به اندازه بلندترین محتوای وارد شده در سطر، تنظیم می کند. این قابلیت Autofit نام دارد.

روش سوم : روش عددی
روی شماره سطر مورد نظر، کلیک راست ماوس را فشرده و از منوی باز شده، گزینه ی Row Heightرا انتخاب کنید. کادر Row Height باز شده و اندازه فعلی ارتفاع سطر را نشان می دهد (شکل 2-8). اندازه جدید را وارد کنید.

شناسایی اصول اضافه کردن سطر و ستون

اضافه کردن سطر

روش اول: در تب Home، گروهCell ، روی دکمه Insert کلیک کرده و گزینه Insert Sheet Rows را انتخاب کنید (شکل 2-1). سطر جدید بالای صفحه فعال (سطر مربوط به سلول انتخاب شده) ایجاد می شود.

روش دوم: یک سطر را انتخاب کنید. سپس کلید Ctrl را نگهداشته و کلید + ( از کلیدهای ماشین حسابی) را فشار دهید. سطر جدید، بالای سطر انتخاب شده ، ایجاد می شود.

 

آیا میدانید ...
در صورتی که محتوای یک سلول بزرگتر از عرض ستون باشد مازاد کارکترها در سلول مجاور دیده می شوند برای رفع این مشکل چه باید کرد؟

در چنین مواردی می توانید به راحتی عرض ستون را به اندازه کافی زیاد کنید. کافیست ماوس را در ردیف سر ستون ها روی خط جدا کننده دو ستون قرار دهید تا اشاره گر آن به شکل انتخاب فلش دیده شود (شکل 1-28). سپس دابل کلیک کنید تا Excel بطور خودکار عرض مورد نیاز را محاسبه کرده و عرض ستون را به اندازه آن افزایش دهد به این قابلیت Auto Fit گفته می شود.